Die Stadt Bad Rappenau akzeptiert digitale Rechnungen ausschließlich in den Formaten ZUGFeRD, XRechnung, sowie sonstige EN 16931 konforme Formate in den jeweils aktuellen Versionen. (E-Rechnungs-Validator: https://erechnungsvalidator.service-bw.de)
Das E-Rechnungsformat ZUGFeRD wird bevorzugt.

Allgemeine Hinweise zur Rechnungsstellung

  • Rechnungsempfänger ist die Stadt Bad Rappenau, eventuell mit einem Zusatz für die jeweilige Einrichtung.
    Beispiel:
    Stadt Bad Rappenau
    Grundschule Heinsheim
    Kirchplatz 4
    74906 Bad Rappenau
  • Für die Rechnungszuordnung innerhalb der Stadt Bad Rappenau muss aus der Rechnung hervorgehen, von wem und wofür die Leistung bestellt wurde.
  • E-Mail-Text: Wichtige Informationen und Angaben gehören nicht in den E-Mail-Text, sondern in den Dateianhang. Hintergrund: Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung werden nur die Dateianhänge bearbeitet. Das heißt, der Begleittext in der E-Mail wird nicht zur Kenntnis genommen.

Unsere Vorgaben für den Versand von E-Rechnungen

  • E-Rechnungen können entweder per E-Mail an rechnung@badrappenau.de ODER über das Serviceportal des Landes Baden-Württemberg https://www.service-bw.de/erechnung (Leitweg ID erforderlich) eingereicht werden.
  • Ein Versand der E-Rechnung oder von Durchschriften an personalisierte E-Mail Adressen ist nicht zulässig.
  • Für elektronische Rechnungen einschließlich aller eingebetteten bzw. referenzierten rechnungsbegründender Unterlagen gilt eine Maximalgröße von insgesamt 15 MB.
  • Jede E-Mail darf nur eine Datei (E-Rechnung) enthalten.
  • Kein Kennwortschutz: Die übermittelten Dateien dürfen nicht durch ein Kennwort geschützt sein.
  • Rechnungsbegründende Anlagen sind grundsätzlich in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail separat versandt werden. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind:
    • PDF-Dokumente (pdf)
    • Bilder (PNG, JPEG, JPG)
    • Excel-Dateien (XLSX)
    • Textdateien (CSV) Semikolon getrennt, Komma für Dezimalstellen
  • Sofern sich eine Einbettung der Unterlagen nicht anbietet (z.B. größer 15 MB), können die Unterlagen auch auf einem anderen Weg (bspw. in einer gesonderten E-Mail) übermittelt werden. Wichtig ist hierbei, dies mit der auftraggebenden Stelle der Stadt Bad Rappenau vorher abzustimmen.
  • Die E-Mail Adresse rechnung@badrappenau.de ist ausschließlich für Rechnungen vorgesehen. Sonstige Korrespondenz, rechnungsbegründende Anlagen, Newsletter o.ä. werden gelöscht und nicht weiterbearbeitet.
  • Bitte stellen Sie sicher, dass die Rechnungen keine besonders schützenswerten Daten wie z.B. personenbezogenen Daten enthalten. Senden Sie diese besonders schützenswerten Daten bitte ausschließlich als separate Anlage direkt an Ihren Ansprechpartner im betroffenen Fachamt.

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ermöglicht eine elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung durch das Serviceportal des Landes Baden-Württemberg: www.service-bw.de/erechnung

Die Leitweg-IDs der Stadt Bad Rappenau nach Ämter und Abteilungen:

  • Hauptamt
    Leitweg-ID: 08125006-A8739-12
  • Rechnungsamt
    Leitweg-ID: 08125006-A1617-38
  • Ordnungsamt
    Leitweg-ID: 08125006-A6616-76
  • Hochbauamt
    Leitweg-ID: 08125006-A5750-55
  • Tiefbauamt
    Leitweg-ID: 08125006-A8012-59
  • Feuerwehr
    Leitweg-ID: 08125006-A4409-04